تعريف المشروع
المشروع: هو جهود تبذل بصفة مؤقتة يلَتزم بها لبناء منتج مميز أو خدمة مميزة أو نتيجة فريدة من نوعها. يقصد ب “مؤقتة” أ ن للمشروع بداية محددة ونهاية محددة، ويقصد ب “مميز أو مميزة” أن المنتج (أو الخدمة) يكون مختلف إلى حد معقول عن المنتجات (أو الخدمات) الأخرى.
المشروع: عبارة عن مجموعة من الفعاليات/ الأنشطة المخططة والمبرمجة والمتناسقة فيما بينها تعمل على تحقيق هدف معين في خلال فترة محددة من الزمن وبموازنة محددة وضمن محددات و مخاطر معينة.
المشروع هو عملية أو نشاط مقيد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة.
وهناك اختلاف ما بين كون المشروع أمراً مؤقتاً لمرة واحدة، وبين العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل دائم أو شبه دائم من أجلِ تقديم نفس المنتج أو الخدمة مراراً وتكراراً. ولا تتطلب إدارة المشاريع بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن هنا نجد الحاجة إلى بلورة إدارة المشاريع.
الخصائص المميزة للمشروع:
يمكن أن يعرف المشروع من خلال الخصائص المميزة له، وهي:
- يٌحقِّق الجودة المطلوبة
- ينفَّذ ضمن حدود الميزانية
- يكتمل في التاريخ المحدد مسبقًا
- ينجز من قبل منظمة مؤقتة
عمومًا، المشروع هو مهمة محددة ذات هدف محدد، تتطّلب موارد مختلفة، يجب أن يكون له راعي(Sponsor) و مستهلك (Consumer) أولي. قد تكون مدة المشروع قصيرة أو طويلة، وقد يكون مشروعًا ضخمًا أو صغيرًا.
سمات المشروع
- مؤقتtemporaryله بداية ونهاية. ا
- التفرد uniqueحتى لو تشابهت الأنشطة نجد الاختلاف في المالك الأفراد المكان البيئة.
- القيود subjected to constrains مقيد بعناصر مختلفة مثل الوقت الجودة رضا العملاء.
- التنقيح المطرد progressively elaborated
- التدرج , تحديد المعلومات الخاصة بالمشروع تبعا لأنه في البداية لا تتوافر المعلومات كاملة وهذه الصفة موجودة في مشروعات ITبشكل كبير ولكنها محدودة في الإنشاءات.
تعريف إدارة المشاريع(Project Management)
- إدارة المشاريع: هي تطبيق المعارف، المهارات، الأدوات والتقنيات والأساليب على أنشطة المشروع، لتحقيق احتياجات المهتمين والمستفيدين من المشروع.
وتتميز ادارة المشروع كعملية بكونها:
- تركز على الأهداف.
- تركز على التغيير لإيجاد اشياءنحتاج اليها.
- متعددة التخصصات والمعارف بمعنى أنها تستخدم العديد من المهارات لتحقيق النجاح.
- تركز على الضبط الذي بدونه قد لا تنتهي من المشروع مطلقاً.
- تركز على الأداء بمعنى أنها تضع معايير عالية للعمل والجودة.
- منفتحة على الأفكار الجديدة.
الأسس المهنية لإدارة المشاريع
- تعمل المؤسسة على تطوير خطة استراتيجية لمدة ثلاثة سنوات.
- تعمل المؤسسة على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية وأهمية، وتعرض المؤسسة مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
- تعمل المؤسسة، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والأنشطة التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
- تعمل المؤسسة على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع والمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف.
- تعتمد المؤسسة نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم، والوقت المخصص لهم لإنجازها.
- تعمل المؤسسة على متابعة وتقييم أداء الموظفين.
- تعمل المؤسسة على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والأجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
ما هي الخطوات الأساسية في إدارة المشاريع
أولاً: التمهيد الأولي:
و التي تتضمن عملية تحديد طبيعة المشروع و مداه من خلال فهم بيئة العمل و التأكد من السيطرة على كل المتطلبات، وعملية التهيئة يجب أن تشتمل على:
1. تحليل المتطلبات قياسياً، بمعنى التعامل رقمياً مع جزيئات المشروع من وقت و عمالة وخدمات و تمويل… إلخ.
2. مراجعة قدرات التشغيل الحالية كمرحلة أولية من التقييم للإمكانيات المتاحة لدى المؤسسة لتنفيذ المشروع.
3. التحليل المالي للصادر و الوارد و الذي يتضمن تحليل معدل الإنفاق و الكسب من المشروع.
4. التقييم التحليلي لتوزيع المهام الممكنة بالشكل الأكثر كفاءة بين عناصر فريق العمل في المشروع.
5. عمل خريطة تفصيلية لمراحل العمل من حيث المهام والتكلفة وجداول التسليم و الإنهاء للمشروع.
ثانياً: التخطيط و التصميم:
حيث يشمل التخطيط لضمان التوافق بين عناصر الوقت، والتكلفة، و الموارد مع معدل العمل المراد إنجازه، بالتوازي مع تقدير عوامل المخاطرة المقبولة. و بصفة عامة ينطوي تخطيط و تصميم المشروع على الخطوات التالية:
1. تحديد استراتيجية و نموذج التخطيط المناسب لتنفيذ المشروع سواء كخطة متسلسلة أو متشعبة.
2. تطوير التعامل مع الموارد المتاحة بالشكل الأكثر كفاءة.
3. اختيار فريق التخطيط و التصميم الملائم.
4. ترتيب الأولويات و مراحل التسليم، وتحديد مسار الأنشطة التنفيذية و كيفية ترابطها و تكاملها منطقيا.
5. تقدير الموارد المطلوبة و الميزانية التقديرية لكل الأنشطة التنفيذية في سياق المشروع.
6. تطوير جدول العمل بما يتلاءم مع متطلبات تنفيذ المشروع.
7. التخطيط للتعامل مع عوامل الخطورة المحتملة الظهور في سياق المشروع.
8. الحصول على الموافقات الرسمية لبدء العمل.
9. ضمان سلاسة التواصل بين منسقي المشروع، و يفضل وجود نموذج تصوري للمشروع و عملياته؛ حتى يساعد فريق التخطيط في التعرف على المطلوب تنفيذه و تسليمه بالدقة المطلوبة.
ثالثاً: التنفيذ:
حيث يمثل تنفيذ المشروع مجموعة من العمليات المترابطة في تسلسل منطقي لاستكمال متطلبات خطة العمل، وتتضمن فعلياً تكامل النشاط البشري في التعامل و التشغيل للموارد المتاحة بأقصى كفاءة لإتمام المشروع في الوقت المحدد له.
رابعاً: المتابعة و التحكم:
و التي تتضمن عملية المراقبة لمراحل التنفيذ و مستوياته و مخرجاته الأولية و التالية مع الضبط في حينه للخطوات المرحلية للمنتج و تشتمل هذه المرحلة على الأنشطة التالية:
1. القياس المرحلي ، و تقييم التكلفة، و الجهد، و الإمكانيات و مدى توافقها مع الخطة الموضوعة للوصول إلى الأهداف الموضوعية من المشروع.
2. تطبيق الممارسات التي تصحح مسار العمل أولا بأول في حال وجود حاجة إليها.
3. التحكم في العوامل التي قد تؤدي إلى الحياد عن التطبيق المتكامل لجزئيات العمل؛ خاصة في المشاريع متعددة المراحل، حيث تكون المراقبة و الضبط مصدر التغذية الراجعة Feedback في المراحل المتقدمة لتصحيح أي مسارات مغايرة للمطلوب إنجازه.
- مراقبة مستمرة لأعمال جميع أعضاء المجموعة العاملة بالمشروع ونشاطاتهم. كما يجب معالجة أية اخطاء تحدث بأسرع وقت ممكن، وذلك للتقليل من أثرها على أداء المجموعة وإنجازاتها.
- يحتاج أعضاء المجموعة الى الاجتماع بشكل منتظم خلال التطبيق، لتقييم مدى تقدم مشروعهم. وهم بحاجة الى تقييم مدى التقدم لكي يحددوا اذا كانوا يقتربون من تحقيق هدفهم المنشود، وما هي الأعمال التي سهلت احراز التقدم أو اعاقته. ومن الأهمية بمكان، أن يقوم جميع أعضاء المجموعة في عملية التقييم هذه.
خامساً: الإنهاء/ الإغلاق:
و الذي يتضمن مرحلة التسليم و التسلم الرسمي للمشروع، مما يعني تقبل العمل الذي تم إنجازه ويتضمن المراحل الآتية:
1. إنهاء المشروع بإنهاء جميع الأنشطة التي ينطوي عليها المشروع رسمياً مع توثيق المراحل التنفيذية كمرجعية عمل وخبرة مستقبلية.
2. إنهاء العقود و التي تتضمن مراجعة العقود و التصديق عليها بانتهاء المشروع من قبل جميع الأطراف المتشاركة و المتعاقدة في سياق المشروع.
تعمل المؤسسة على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
عوامل نجاح المشروع
- التزام ودعم الإدارة العليا
- تحديد المهتمين بالمشروع
- معرفة وتحقيق توقعات المهتمين بالمشروع
- غاية معلنة وخطة جيدة للقيام بالمشروع
- ثقافة بناءة موجهة نحو الهدف
- فريق تقني مختص
- فريق فعال وملتزم
- تواصل جيد
- الثقة بين جميع المكونات
- القدرة على العمل الجاد
- التصميم على النجاح برغم الصعوبات
- الحرص على العمل
- الاستعداد للمخاطرة المحسوبة لاغتنام الفرصة
- القدرة على تنظيم الوقت و تحديد الأولويات في العمل
- القدرة على إيجاد المعلومات اللازمة لإتمام العمل
- القدرة على التعلم من الأخطاء وتجنبها في المستقبل
- الانفتاح للأفكار الجديدة المبتكرة والمتطورة لتنمية المشروع
الأسباب الأساسية لفشل المشاريع
تفشل المشاريع للأسباب التالية:
- لا يوجد أحد مسؤول
- لا توجد بنية تحتية للمشروع
- تفتقر الخطة إلى التفاصيل
- إستراتيجية خاطئة لاتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع
- ميزانية أو موارد لا يمكن الاعتماد عليها
- نقص في التواصل
- الابتعاد عن الهدف الأساسي للمشروع
- عدم متابعة المشروع وفقًا للخطة الموضوعة
