مفاهيم إدارية

الوظائف الخمسة للادارة

1.التخطيط:

هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية

2.التنظيم:

 يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات

3.التوظيف:

 يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة

4.التوجيه:

 إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة

5.الرقابة:

 الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

والإدارة تقوم على مجموعة من المبادىء والأسس ومن اهم هذه المبادىء:-

– تقسيم العمل: وهو المبدأ الذي يترتب بناءاً على التخصص.

– السلطة والمسؤولية: والسلطة والمسؤولية مرتبطتان، بحيث تنبع المسؤولية من السلطة، وتستمد السلطة من واقع المسؤولية.

– النظـــام: ويعني احترام النظم والتعليمات، وإطاعة الاوامر، وهذا يتطلب وجود رؤساء يطبقون هذه النظم على مختلف المستويات.

– وحدة الامر: وهذا المبدأ يعني ان العامل أياً كان مستواه يجب ان يتلقى اوامره وتعليماته من رئيس او مشرف واحد فقط.

– وحدة التوجيه: بمعنى ان كل مجموعة متجانسة من الانشطة ذات الهدف الواحد، يكون لها خطة واحدة ورئيس واحد.

– خضوع المصلحة الشخصية للمصلحة العامة: المصلحة العامة تقع في المقام الاول، ومصلحة المجموعة تقدم على مصلحة الفرد، فان حصل التعارض وجب على الادارة ان توفق بينهما.

– مكافأة الافراد: ويعني منح العاملين تعويضات عادلة مقابل الجهد الذي يبذلونه.

– المركزية واللامركزية: ويعني ذلك تركيز السلطة، او توزيعها وفقاً للظروف الخاصة، وبما يحقق اكبر مصلحة ممكنة.

– تدرج السلطة: أي سلسلة الرؤساء من اعلى الرتب الى ادناها. والتي يجب على كل مرؤوس مراعاتها عند الاتصال برؤسائه.

– المساواه: اخلاص العاملين وتفانيهم وولاءهم يمكن تحقيقه عن طريق العدالة والمساواة بينهم.

– ثبات العمالة: بمعنى ان ارتفاع معدل دوران عمالة، وبالتالي ارتفاع تكاليفها يرجع الى سوء الادارة.

– الابتكار والمبادرة: اتاحة الفرصة للعاملين لابتكار الخطط ورسمها وتنفيذها.

– التعاون: ويعني الاتحاد قوة، ويعني روح الفريق الواحد والعمل الجماعي.

١١ مبدأ إداري  نتعلمها من عالم الإدارة

يقول الكاتب الأمريكي بيتر دراكر

1- اعثر على البديهي :

بحث دراكر عن الأشياء البديهية كي يحدد ويُعّرف أكثر حاجات و رغبات الناس الأساسية أهمية ، هذا الأمر يحتاج لتنظيم من أجل تحديد هذه الرغبات، مما يؤدي في النهاية للعثور على فرص نمو رائعة تفيدك في مشروعك الصغير.

2 – ساعد موظفيك على تنمية أنفسهم :

دل موظفيك في مشروعك على الطريق لأن يتعلموا كل جديد، فبيتر دراكر يرى أن الاقتصاد العالمي يعتمد بشكل كبير على المعرفة، ولا سبيل للنمو فيه سوى عن طريق التعلم المستمر.

3 – قم بالتدريس ، لتتعلم بشكل أفضل:

قام بيتر دراكر بتدريس التاريخ الأمريكي والفنون اليابانية والإحصاء، خلال مشواره العلمي، ذلك لأن التدريس يتطلب تعلم مبادئ جديدة دوماً، لا مجرد حقائق جامدة.

4- قم بقياس قراراتك:

عندما تتخذ قراراً مصيرياً، اكتب في ورقة جميع توقعاتك لفوائد اتخاذ مثل هذا القرار، ثم عد لهذه الورقة بعد مرور تسعة شهور وانظر كيف صارت الأمور مقارنة بتوقعاتك لها. حافظ دراكر على القيام بهذه المقارنات بانتظام، من أجل تحديد نقاط الضعف والقوة فيه كمتخذ قرارات.

5- كن فضولياً:

على كل صاحب شركة كبيرة أن يحرص على إمطار موظفيه بالأسئلة التي من شأنها أن تجعلهم مركزين انتباههم على تحقيق أهداف الشركة ، بينما على خبير التسويق القادم من خارج الشركة ألا يسأل عن شيء قبل أن يحرص على مراقبة كل ما يحدث بعينيه لفترة كافية.

6- كن ثابتاً على مبادئك:

ابحث عن أي وكل تعارض وتضارب بين ما يجب أن يكون وبين ما هو كائن بالفعل، ثم احرص على أن توفق بين الأمرين وتعيد الأمور إلى نصابها بالشكل الذي تراه أنت مناسباً.

7- تعلم كيف يفكر المستهلكون:

تتبع الابتكارات ، فالابتكارات تخلق قيمة مضافة ،تعين في تقدم وتمييز الشركة او المؤسسة.

8- فكر بمقياس كبيـــر:

الاختبار الفعلي لأي قائد أو مدير ليس محصورًا على ما سيفعله هذا القائد خلال بقاءه في وظيفته، بل يمتد ليشمل مرحلة ما بعد رحيله عنها، فأهم شيء هو تأثير القادة على حياة من حولهم.

9- ابتكر أنظمة جديدة:

الفعالية المثلي هي تحسين ما هو كائن بالفعل. انظر إلى جميع جزئيات وملامح عمل مشروعك الصغير، ثم حدد بشكل منظم كيف يمكن أداء كل جزئية منه بشكل أفضل.

10 – تعلم تنظيم الوقت:

وقتنا هو أغلى مواردنا، وما لم نديره بشكل فعال فلن نتمكن من إدارة أي شيء. ركز تفكيرك على وقت الإبداع، فهذه هي الأشياء التي لها كبير التأثير على مشروعك الصغير.

11 – كونوا وحدة واحدة:

ما لم يتحقق الالتزام، فكل ما هنالك هو الوعود والآمال – بدون أفعال.

 تأكد من التزام فريق العمل (الموظفين) بتحقيق كل هدف من أهدافك، وأهدافهم هم أيضاً.

تنمية القدرات الادارية – الأساليب.. والمهارات

الوصفة الادارية: كما تتجلى حكمة الطبيب من خلال وصفاته المختلفة لمرضاه هو ذاته مايقال عند كتابة الوصفة الادارية لموظف عن موظف ولقسم عن قسم ولخط انتاج عن خط انتاج ولمكونات هياكل التمويل وهكذا…..

قد يكون مناسباً كوصفة لمشكلةٍ ما ان تقوم المنظمات بإشاعة الالفة بين الفريق ، وقد يكون مناسباً احياناً اخرى ان يتم تسريح احدهم  او اقصاء وتحويل آخر ، وقد يكون مناسباً ان تغير الاليات ، وقد يكون مناسباً ان يتم الاعتماد ع التكنلوجيا في وضع معين …….ومن هذا القبيل

هل تعد هذه الوصفات جزء من هندسة التغير التي تطمح لها المنظمات ؟

ومتى يكون التغير مطلوباً اصلاً ؟

بقدر الحرص على مواكبة واستشراف المستقبل بقدر الحرص على مستوى معين من النجاح يتلأم مع المحيط الخارجي والاهداف والخطط الداخلية .

المخططون بعيدي النظر من يقومون بتقييم المراحل  ويحددون نقطة بداية المرحلة ونقطة نهايتها كما يعامل الطبيب الماهر جسم المريض ويتابع مفعول الدواء عبر الفحوصات الدورية.

هكذا تُتابع المراحل الواحدة تلو الاخرى ، وهذا جميعه مرتبط بهندسة التغيير .

 مايجب ان يصل اليه الجميع هو ان العمل تشاركي جماعي تكاملي ، تعلوه الألفه و يسوده النهوض بالمنظمة كملكية عامة للجميع .

احدى الشركات الغربية تعرضت لخسارة فادحة كادت ان تودي بها الى افلاس محتم ،  ولكن لم يقم المعنيون باتخاذ قرارت التسريح  وهو القرار المرتبط غالباً بتخفيض النفقات مع اننا يجب ان نلاحظ هنا انه لايوجد تضخم غالباً في اعداد الكوادر البشرية ،،لاسيما وان كل واحد منهم مثقل بمهامة. يبقى السؤال هنا كيف عالجت هذه الشركة هذه الانتكاسة .

ماقامت به ان شجعت موظفيها واشعلت بداخلهم روح المسئولية تجاه هذه الشركة والتي تعد مصدر رزق للجميع .

جميعهم ابدوا استعدادهم للعمل بشكل مجاني لفترة ليست بسيطة الى ان تتعافى الشركة من وعكتها وتعود كالسابق ولم يقوموا مسرعين بالبحث عن أماكن عمل اخري متشجعين  بخبرتهم العملية والتي اكتسبوها في المقام الأول من هذه الشركة . ،،،لكن دعونا نتسأل هنا ماالذي اوجد هذا الرضا وهذا الولاء وهذه القناعة لدى الكادر.

 انها تعود لعدة اسباب منها:

– الثقة في القدرات الإدارية للقادة(وما كان من اخفاق فهو ما رُبط بالضعف والقصور البشري الطبيعي).

-الروح الجماعية الموجودة مسبقاً والمحاطة بالعدالة ومراقبة الاحتياجات .

– بحث الإدارة دائماً عن كل ما من شأنه يزيد من ارتباط الموظف بشركته.

– اشعار الجميع بحقوقهم الإنسانية واكرامهم واشراكهم في صناعة القرار.

– الشفافية وعدم اظهار الفروق الوظيفية بل بيئة عمل واحدة مترابطة ومتكاملة على اختلاف المهام والصلاحيات.

ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮ

 إﻥّ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮ ﻫﻲ ﺗﺨﺼﺺ ﻓﺮﻋﻲ ﻓﻲ ﻓﻦ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ، ﺃﻭ ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻋﻦ “ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ” ﻧﻔﺴﻬﺎ لانّ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻓﻲ ﻣﻀﻤﻮﻧﻬﺎ ﺇﻧﻤﺎ ﻫﻲ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮ .

 ﺇﺫﺍ ﺭﻏﺒﻨﺎ ﻓﻲ ﺯﻳﺎﺩﺓ ﺍﻟﻤﺒﻴﻌﺎﺕ، ﻓﺎﻷﻣﺮ ﻳﺘﻌﻠﻖ ﺑﺈﺩﺍﺭﺓ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮ، ﻭﺇﺫﺍ ﺃﺭﺩﻧﺎ ﺗﻄﺒﻴﻖ ﻋﻤﻠﻴﺔ ﺩﻣﺞ، ﻓﻬﺬﺍ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺗﻐﻴﻴﺮ . ﻭﺇﺫﺍ ﺃﺭﺩﻧﺎ ﺗﻄﺒﻴﻖ ﺳﻴﺎﺳﺔ ﺟﺪﻳﺪﺓ ﻟﺸﺆﻭﻥ ﺍﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ، ﻓﻬﺬه ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺗﻐﻴﻴﺮ . ﻭﺇﺫﺍ ﺍﺳﺘﺪﻋﻰ ﺍﻟﺴﻮﻕ ﻭﺿﻊ ﻧﻤﻮﺫﺝ ﺗﺠﺎﺭﻱ ﺟﺪﻳﺪ، ﻓﻬﺬﺍ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺗﻐﻴﻴﺮ . ﺗﺨﻔﻴﺾ ﺍﻟﺘﻜﻠﻔﺔ، ﺗﺤﺴﻴﻦ ﺍﻹﻧﺘﺎﺟﻴﺔ، ﺗﻄﻮﻳﺮ ﻣﻨﺘﺠﺎﺕ ﺟﺪﻳﺪﺓ، ﺇﻧﻬﺎ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺗﻐﻴﻴﺮ.

ﻳﺘﻀﻤﻦ ﻋﻤﻞ ﺍﻹﺩﺍﺭﺓ ﻋﻠﻰ ﺍﻟﺪﻭﺍﻡ ﺗﺤﺪﻳﺪ ﻣﺎ ﻫﻲ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮﺍﺕ ﺍﻟﻤﻄﻠﻮﺏ ﺍﻟﻘﻴﺎﻡ ﺑﻬﺎ ﻭﻣﺘﺎﺑﻌﺔ ﺗﻄﺒﻴﻘﻬﺎ . ﻭﺣﺘﻰ ﻋﻨﺪﻣﺎ ﻳﻜﻮﻥ ﺍﻟﻬﺪﻑ ﺍﻟﻌﺎﻡ ﻫﻮ ﺗﺤﻘﻴﻖ ﺍﻻﺳﺘﻘﺮﺍﺭ، ﺗﻈﻞ ﻫﻨﺎﻙ ﻓﻲ ﺃﻛﺜﺮ ﺍﻷﺣﻴﺎﻥ ﺃﻫﺪﺍﻑ ﻟﻠﺘﻐﻴﻴﺮ : ﻭﻫﻲ ﺗﻘﻠﻴﺺ ﺍﻟﺘﻔﺎﻭﺕ ﻓﻲ ﻧﻮﻋﻴﺔ ﺍﻟﻤﻨﺘﺞ ﺃﻭ ﺍﻟﺨﺪﻣﺎﺕ، ﻭﺧﻔﺾ ﺍﻟﺘﻜﻠﻔﺔ، ﻭﺗﺨﻔﻴﺾ ﺍﻟﻮﻗﺖ ﺍﻟﻤﻄﻠﻮﺏ، ﺃﻭ ﺗﻘﻠﻴﺺ ﺭﻗﻢ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻋﻠﻰ ﺳﺒﻴﻞ ﺍﻟﻤﺜﺎﻝ . ﻭﻣﺎ ﺇﻥ ﻳﺘﻢ ﺗﺤﺪﻳﺪ ﻛﻞ ﻭﻇﻴﻔﺔ ﻓﻲ ﺍﻟﺸﺮﻛﺔ ﺍﺳﺘﻨﺎﺩﺍً ﺇﻟﻰ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮﺍﺕ ﺍﻟﺘﻲ ﻳﻔﺘﺮﺽ ﺇﺟﺮﺍﺅﻫﺎ ‏( ﺳﻮﺍﺀ ﻛﺎﻧﺖ ﻛﺒﻴﺮﺓ ﺃﻡ ﺻﻐﻴﺮﺓ ‏) ، ﻳﺼﺒﺢ ﺍﻟﺘﺤﺴﻴﻦ ﺍﻟﻤﺴﺘﻤﺮ ﺃﻣﺮﺍً ﺭﻭﺗﻴﻨﻴﺎً . ﻭﻛﻞ ﺗﺤﺪﻳﺚ ﻳﺤﻤﻞ ﻣﻌﻪ ﻋﺒﺮﺍً ﺗُﺴﺘﺨﻠﺺ ﻣﻦ ﺃﺟﻞ ﺍﻟﻌﻤﻠﻴﺎﺕ ﺍﻟﺠﺎﺭﻳﺔ . ﻭﺗﺼﺒﺢ ﺍﻟﻤﺆﺳﺴﺔ ﺁﻟﺔ ﻟﻬﺎ ﺣﺮﻛﺔ ﻣﺴﺘﻤﺮﺓ . ﻓﻼ ﻳﺤﺪﺙ ﺍﻟﺘﻐﻴﻴﺮ ﻋﻠﻰ ﺍﻹﻃﻼﻕ ﺑﺼﻔﺘﻪ ﺣﺪﺛﺎً ﻣﺒﺎﻏﺘﺎً، بل ﺇﻧﻪ ﺟﺰﺀ ﻣﻦ ﻳﻮﻣﻴﺎﺕ ﺍﻟﺤﻴﺎﺓ .

أخطاء للمديرين تتسبب في عدم إنتاجية موظّفيهم

الموظَّفون أقل إنتاجيَّة كما تعلمون، لكن من الممكن أن يكون الخطأ من رؤساءهم. لذلك لا تلوموا الموظَّف وحده، هل حاولتم التحقق أوَّلًا ما إذا كان رئيسه أخطأ أم لا؟

ترتبط إنتاجيّة الموظفين ارتباطًا وثيقًا بتطوير الأعمال. لكن ماذا لو موظَّفيك ليسوا منتجين، هل تؤنّبهم على الفور وتتهمهم بالتقصير؟ ليس بعد، لأنه الأمر ربما يكون خطأك من البداية. كيف ذلك؟ قد يكون الموظَّفُون غير منتجين بسبب رئيسهم. فإذا كان رئيسك في العمل لا يدرك ذلك، يمكنك إخباره بأشهر خمسة أخطاء يجب عليه تلافيها وتجنّبها؛ حتى لا تواجه إنتاجية الموظفين نفس المصير.

1/ مكافئات غير لائقة

المكافئات ليست زيادة على الراتب فقط، وإنما أمور أخرى كذلك. على سبيل المثال: اعطهم مزيدًا من الاهتمام، ومزيد من العلاوات، ومزيد من التطوير الوظيفي.

ومن المهم أيضًا أن نفكِّرَ في احتياجات الموظَّفين، سواء في وسائل نقلهم أو بدلات وجباتهم، هل المكافئات تغطِّي احتياجاتهم اليومية بالفعل؟

2/ بيئة عمل سيئة

البيئة الجيدة المناسبة المهيأة تعد من أحد العوامل التي تزيد من إنتاجية الموظفين؛ لأنهم يشعرون وكأنهم في منازلهم. ندرك بالتأكيد أنه لا يمكن توفير ذلك في كافة الأماكن، لكن إذا كان رئيس العمل يوفّر أعلى مستوى بحسب قدرته يوفّر بيئة عمل طيّبة داخل منشأته، فإنّه لا بدّ أن يلقَى التقدير من موظّفيه.

3/ عدم القدرة على التطوير المستمر

كل شخص لديه أهدافه الخاصة، بما في ذلك الموظّفين. وبالإضافة إلى أن الرواتب يحتاجها معظم البشر، فإنهم بحاجة أيضًا إلى تطوير أنفسهم. وحتّى لا تتفاجأ، إذا وجدت موظّفيك غير منتجين، اعلم أن السبب بجانب أخطاء مثل الرواتب القليلة التي يقابلها ضغط العمل الشديد الذي تقوم به معهم، أنّك لم تعطهم الفرصة لتطوير أنفسهم، لا في وظيفتهم، ولا من خلال دورات عمل احترافية، ولا في أي شيء آخر.

4/ عدم مشاركة الموظفين للمساهمة فى التطوير

حسنًا، واحده من أكثر الأمور التي تجعل الموظّف مستاءً، أن رئيسه لا يقبل ان يعطية الفرصة للمشاركة فى كيفية التطوير وزيادة الانتاجية . حينها سيشعر موظّفوك أنهم أكثر قيمة لديك؛ لأنهم شعروا بالتقدير منك عند سماعك لمشاركاتهم.

5/ الخوف من الفشل

على القائد أن يتحلَّى بتفاؤلٍ قويّ وعدم الخوف من الفشل. حتى إن لم تنجح؛ ستحصل أنت وموظفيك من أخطاء الماضي على درسٍ جديدٍ في الحياة العملية. وببساطة شديدة، تتناسب الإنتاجية طرديًّا مع السعادة. فإذا كان موظّفوك سعداء؛ لا شك أنَّ لديك حينذاك موظّفين مثمرين للغاية.

من أخطر أخطاء الإدارة

الأكثر شهرة في تدمير الشركات ، ليست الوحيدة ولكنها تتكرر كثيرًا:

• التنازع على السلطة من ِقبل المالك والمدير المسؤول !!!.
• القياُم بتعين المدير المطيع جدًا، وليست بالكفاءة والمقدرة!!
• عدم وضوح الرؤيا !!.
• المركزية المطلقة، إلا في بدايات تكوين المنظمة.
• الشك في كل شيء وفي كل شخص.
• عدم تهيئة الخلف للسلف، فالكرسي لن يدوم.
• التردد في القرارات.
• التقييم بناءً على العلاقات.
• عدم التغافل .
• عدم البناء على نجاح سلفك، فتنشغل في الهدم ولا تجد الوقت للبناء.