تعتبر الاحتياجات التدريبية الأساس الذي تبنى عليه عملية التدريب ككل فهي المصدر الذي يعتمد عليه مخططو التدريب في إعداد الخطط التدريبية للمؤسسات التدريبية والتي يعتمد عليها نجاح أي برنامج تدريبي على التحديد الحقيقي على أرض الواقع لتلك الاحتياجات.
تعريف التدريب:
ذلك النشاط الذى يوفر فرص اكتساب الفرد لخبرات تزيد من قدراته على اداء عمله ورفع الاداء من خلال تنمية قدرات الفرد وذلك بتوفير فرص تعلم الفرد لمهارات اومعلومات يتطلبها اداء العمل. وبما ان الاحتياجات التدريبية تمثل الحلقة الاولى والاساسية من سلسلة حلقات مترابطة تكون العملية التدريبية فاهمال قياس الاحتياجات التدريبية بالاسلوب العلمى الدقيق يهدد البرنامج التدريبى ويؤدى به الى الفشل.
أهداف التدريب :
- رفع كفاءة العاملين:
ويقاس بمعايير منها: تقييم الأداء – استخدام الموارد بشكل أفضل – إنجاز الأعمال في الوقت المحدد ودون أخطاء – انخفاض معدل الغياب.
- زيادة الإنتاجية للمؤسسة:
ويحدث ذلك في المؤسسة عن طريق: تدريب الموظفين وتلمس حاجاتهم المعرفية والمهارية – ارتفاع أداء الموظف عن طريق زيادة عدد العملاء الذين يخدمهم.
- ضبط ادارة الجودة:
تواجه أي إدارة إنتاج أحيانًا مشكلات في الأخطاء أو فاقد كناتج معيب وتختلف نسبة الفاقد من إدارة إلى أخرى حسب معايير معينة مثل: وجود إدارة مختصة بالتدريب تقدم برامج وفق أسس صحيحة في اختيار هذه الاحتياجات حتى يخرج بمنتج جيد – وجود موظفين أكفاء – جودة الآلات والمواد الخام – بالإضافة إلى جودة البيئة المحيطة بالإنتاج , وهذا يساهم بصورة كبيرة فى ضبط جودة المنتج وفى اعمال الجودة بصورة عامة.
- تكوين المسار المهني:
تقع على عاتق إدارة التدريب تجهيز وتكوين صفوف ثانوية للمديرين في حالة استقالة أي مدير أو نقله فيكون البديل جاهزًا بخطط مدروسة , ويتم ذلك غالبا فى الادارات الوسطى والاقسام والوحدات.
- تقديم خدمات مميزة للعميل:
تشكل خدمة العميل في أي منظمة الركيزة الأولى للاحتفاظ بأكبر قدر من العملاء وجذبهم ويكون ذلك عن طريق تقديم دورات تدريبية أو ورش عمل للموظفين ومتابعة ما تدربوا عليه.
- رفع الولاء الوظيفي للمؤسسة:
عندما يشعر الموظف باهتمام المنظمة بتدريبه والاهتمام باحتياجاته التدريبية فإن ذلك يزيد من إحساسة بالولاء والانتماء لجهة عمله.بالاضافة لاكتساب الأفراد المعارف المهنية والوظيفية وصقل المهارات والقدرات لإنجاز العمل وتطوير اساليب العمل باستمرار لضمان أداء العمل بفعالية وكفاءة عالية.
تعريف الاحتياجات التدريبية:
تعرف بانها مجموعة التطورات والتغيرات المطلوب احداثها فى مهارات العاملين وخبراتهم ومعارفهم ورفع كفاءاتهم واتجاهاتهم وسلوكهم بناءا على اتجاهات ظاهرة يتطلبها العمل لتحقيق هدف معين , والتى تكشف عن مؤشرات وجود فرق بين الاداء الحالى والاداء المرغوب فيه للافراد بسبب النقص فى المعارف والقدرات والمهارات والتى تؤثر فى سلوكهم واتجاهاتهم.
–الحاجة للتدريب عبارة عن نقص او فرق موجود بين مؤهلات الفرد العامل وبين متطلبات العمل
اهمية تحديد الاحتياجات التدريبية فى تحقيق اهداف المؤسسة:
- تؤدى الى تحقيق الاهداف للمؤسسة.
- هى العامل الحقيقى فى رفع كفاءة العاملين فى تأدية الاعمال المسنودة اليهم.
- تعد الاساس الذى يقوم علية اى نشاط تدريبى.
- تعد من المؤشرات التى توجه التدريب الى الاتجاهات الصحيحة المناسبة.
- تعد العامل الاساسى فى توجيه الامكانيات المتاحة للتدريب الى الاتجاه السليم والصحيح.
الموظف يحتاج مهارة-معرفة-رغبة
مراحل التدريب:
تقسم العملية التدريبية إلى مراحل فنية تبدأ بمرحلة تحديد الاحتياج التدريبي وتنتهي بقياس فعالية التدريب، وذلك بهدف دراسة وتحليل تلك المكونات وسبل تحقيقها بالطرق العلمية.
وتحتوي العملية التدريبية على مجموع الأنشطة أو العمليات الفرعية التي تقود المتدربين لتحقيق أهداف معينة في البرنامج التدريبي وتقسم العملية التدريبية إلى مراحل تبدأ بالاتى:-
- تحليل وجمع المعلومات : وهي عملية جمع المعلومات الخاصة بالمنظمة ككل ثم تحليلها ومنها يتم تحديد الاحتياج التدريبي أو غير التدريبي.
- تحديد الاحتياجات التدريبية: وهي العملية التي تحدد مشاكل الأداء أو المشاكل الموجودة في المؤسسة أو في الوظيفة.
- تصميم البرنامج التدريبي: في حالة الاتفاق على وجود مشكلة أو فجوة في الأداء يتم البدء في تصميم البرنامج التدريبي وتحديد أهداف البرنامج بما يناسب أهداف المنظمة وتحديد الفئة المستهدفة، ثم اختيار الأساليب والتقنيات المرئية والمسموعة المناسبة.
- تنفيذ البرنامج التدريبي: وتتم من قبل تنفيذ المدرب للبرنامج التدريبي على حسب خطة المؤسسة.
- تقييم البرنامج التدريبي: يتم ذلك في نهاية البرنامج التدريبي بحيث يتم تقييم البرنامج والمتدربين.
- تقييم أثر التدريب: وهي مرحلة تأتي بعد 3 شهور وأكثر حيث يتم تقييم مدى ما اكتسبه المتدرب من البرنامج التدريبي الذي التحق به ومدى تطبيق ما تعلمه في جهة العمل.
الاحتياجات التدريبية :
وهى على ثلاثة مراحل:
- مفهوم الاحتياجات التدريبية
نوع من الحاجة إلى التحسين في الأداء الإنساني الذي يمكن تلبيته بواسطة التدريب المنظم.
ويدل لفظ “احتياج” الى وجود نقص في مجال معين، ولفظ “تدريب” يتضمن إمكانية استكمال هذا النقص عن طريق إجراءات منظمة، ومن هنا فنحن نستخدم مفهوم الاحتياجات التدريبية حينما نسعى لتطبيق أسلوب منظم لمواجهة نقص او فجوة أو قصور لمعارف ومهارات واتجاهات مستوى الاداء الفعلى ومستوى الاداء المرغوب في مجال معين.
- تحديد الاحتياجات التدريبية
انواع تحديد الاحتياجات التدريبية:
- تحديد احتياج المنظمة
- تحديد احتياج الموظف
- تحديد احتياج الوظيفة
- تحديد احتياجات الجماعات
تحديد الاحتياجات التدريبية هي العملية المطلوبة لتحديد أي المجالات التدريبية المطلوب التعامل معها مثل : الاحتياجات المرتبطة بالنواحي التنظيمية ـ الاحتياجات الوظيفية ـ الاحتياجات الفردية.
- تحليل الاحتياجات التدريبية
تحليل الاحتياجات التدريبية هي : عملية فحص الاحتياجات التدريبية لتحديد أفضل الطرق لتلبية هذه الاحتياجات.
وتبرز أهمية فهم وفحص الاحتياجات التدريبية في تحديد أي قصور أو تناقضات تمارس حالياً في العمل مع تحديد ما الذي يجب عمله، وما الذي يجب تطويره في المستقبل، وأفضل السبل اللازمة للتنفيذ وفقاً لظروف المؤسسة واحتياجات المتدربيين ومستواهم بصفة عامة.
تقدير الاحتياج التدريبى:
هى العملية التى يتم بها تحديد وترتيب الاحتياجات التدريبية واتخاذ القرارت ووضع خطط تلبى الاحتياجات من خلال:
- تحديد الفئة المستهدفة بالتدريب
- تعريف وتحديد الاحتياجات
- قياس مستوى القصور ومعوقات الاداء
- ترتيب الاحياجات حسب الاولوية
- تحديد اهداف التدريب
مستوى الاداء لبناء الاحتياج التدريبى:
- الانعدام: وهو من لايملك المعلومات
- النقص: يوجد نقص فى المهارات والاتجاهات
- الكفاية: توجد قدرات محدودة من المهارات والاتجاهات
- الدقة: يحتاج الى المعارف والمهارات والاتجاهات للاداء الدقيق
- الاتقان: يحتاج للمعارف والمهارات والاتجاهات بقدر مثالى
الاطراف المشاركة فى تحديد الاحتياجات التدريبية:
- الموظف الرئيس مختص التدريب مستشار خارجى الادارة العامة
مصادر التعرف على الاحتياجات التدريبية وهى:
- معدلات الانتاج
- تقارير الكفاءة
- التوصيف الوظيفى
- اراء الرؤساء المباشرين
- اراء العاملين
- تقارير الجهات الرقابية
- ادلة ولوائح المنظمة
الاحتياج التدريبى للقوى العاملة
المهارات المهنية – المهارات الانسانية – التخطيط الاستراتيجى
وينفذ البرنامج على :
- القيادات العليا والقيادات الوسيطة والقيادات الاشرافية والتنفيذيين
عناصر تصميم البرنامج للافراد:
يجب المعرفة والالمام عند تصميم البرنامج التدريبى للافراد التأكد من الاتى:
- المجال الوظيفى
- الوظيفة
- الواجبات
- المهام
- العناصر
اساليب التعرف على الاحتياجات التدريبية:
هناك عدة طرق لجمع المعلومات عن الاحتياجات التدريبية نذكر منها على سبيل المثال ما يلي:
- الملاحظات المباشرة:
وهي عبارة عن إحدى أدوات جمع المعلومات، ويمكن تعريفها على أنها المشاهدة الدقيقة لظاهرة أو سلوك معين وتدوين الملاحظات الناتجة عن هذه المراقبة، وتكون الملاحظات التي تدون نتيجة المشاهدة مبنية على أسس علمية ووعي وفهم دقيق للظاهرة أو السلوك موضع الدراسة، وتُستخدم الملاحظة كوسيلة لجمع المعلومات، وتوجد أنواع عديدة للملاحظة منها:
الملاحظة المباشرة والتي تعرف بالملاحظة العلنية، وهي التي يتصل القائم بالملاحظة بنفسه مع الأشخاص المراد ملاحظتهم، ويمكن أن تكون الملاحظة لفترة طويلة إذ تُراقَبُ السلوكيات وتُشاهَدُ لفترة طويلة وتُسجَّل الملاحظات يدويًا أو إلكترونيًا لأكبر قدر ممكن من التصرفات، وتستخدم هذه الطريقة في الغالب في عمليات تقييم الأداء.
- جماعات المشورة
وهم مجموعة من الخبراء والمستشاريين لهم سابق خبرة فى مجال التدريب والاحتياجات التدريبية تختارهم المؤسسة للاستعانة بخبراتهم فى جمع المعلومات وطرق تحليلها واستخراج النتائج منها واى موضوعات اخرى.
- الاستبيانات
وهي عبارة عن نموذج يشتمل على مجموعة من الأسئلة التي يتم صياغتها وفقًا لرؤية معينة، وهدف معين بغرض جمع المعلومات الرقمية أو الوصفية عن عينة من الأفراد، يتم اختيارها حسب طبيعة الموقف.
عند إعداد الاستمارة يجب تحديد كمية وطبيعة المعلومات التي يرغب في الحصول عليها، وذلك وفقًا للأهداف المطلوبة، وطبيعة الفرضيات المنبثقة من الأهداف. والاستمارة هي إحدى طرائق جمع المعلومات لتحديد الاحتياجات.
- المقابلات
وهي عبارة عن محادثة جادة بين شخصين أو أكثر، بهدف الوصول إلى حقائق ومعلومات معينة، والذي يقوم بها المخططون للبرامج التدريبية، أما الذي تُطلب منه الإجابة على الأسئلة فهو المستجيب.
تعتبر المقابلة إحدى أهم الطرق التي تستخدم من أجل الحصول على أكبر قدر من المعلومات.
مرحلة التحليل:
بعد جمع المعلومات، نأتي للخطوة التالية وهي مرحلة التحليل التي تعتبر أحد الأركان الأساسية لبناء قاعدة صلبة يمكن الاعتماد عليها في تحديد الاحتياجات التدريبية بأعلى قدر من الفعالية والكفاءة، وتتمثل قوة وفائدة عملية تحليل المعلومات في أنها قد تعتمد على ما هو متاح من معلومات، والتي في غالب الأحيان تترك بدون الاستفادة منها بصورة كاملة.
أهم الأنشطة خلال مرحلة التحليل هي تصميم الأنظمة التدريبيَّة، وخاصة عندما يتم جمع الاحتياجات، وأيضاً لضمان الأخذ في الحسبان جميع أساليب التدريب أو الوصول إلى المعلومات التي يُفضِّلونها.
إن مفهوم تحديد الاحتياجات التدريبية يحدد ما إذا كانت هناك فجوة في أداء الموظف أو في المنظمة أو الوظيفة.
فالحاجة التدريبية نعني بها: وصف الوظيفة + معايير أدائها ناقــص المستوى الذي يؤدي فيه الموظف مهام الوظيفة، وهناك نماذج في تحديد الاحتياجات التدريبية نذكر منها نموذج الفجوة بين الأداء نموذج دوجان ليرو، الذي يتمثل في:
- جمع معلومات من المؤسسة التي تواجه مشكلات معينة.
- مقارنة الأداء الحقيقي مع المعايير المحددة.
- اكتشاف وجود فجوة أو عدم وجودها بين الأداء و بين المعاينة.
- تحديد مستوى أو حجم الفجوة المكتشفة.
- تحديد مدى معرفة الأفراد المعنيين بأدائهم.
- تصميم برنامج تدريبي لمعالجة الفجوة المكتشفة.
معايير اختيار طريقة تحديد الاحتياجات التدريبية :
مع توافر هذا العدد الكبير من طرق تحديد الاحتياجات، أصبح من الصعوبة على مـسؤول التدريب تحديد أي طريقة أو أكثر من هذه الطرق هي الأنسب للاستخدام. ولا شك في أن أسلم أساس لاختيار طريقة لتحديـد الاحتياجـات هـو مجموعـة مـن معايير الاختيار التي يمكن من خلالها معرفة الأهمية النسبية لكـل طريقـة، ونظـرًا لاخـتلاف أهمية بعض المعايير من منظمة لأخرى، فإن مـسؤول التـدريب يجـب أن يقـوم بإعـداد معـايير خاصة بمؤسسته. وفيما يلى مجموعة من معايير الاختيار التي يمكـن الاعـتماد عليها نذكر منها ما يلي :
- الملاءمة :و تعني توفير بيانات كميـة تخص المـسؤولون في المؤسسة بـالتبرير المنطقـي لنفقـات التدريب، حيث تفشل الطلبات التي تعتمـد عـلى تقـديرات غـير موضـوعية للاحتياجات التدريبية.
- الكفاءة : إمكانية استخدام طريقة لقياس الكفاءة أثناء وقت العمل في المؤسسة، وألا تتطلـب أكثـر من ساعتين إلى أربع ساعات من كل موظف.
- وضوح المفاهيم: أن يصمم الإجراء المستخدم في الطريقة بحيـث يكـون سـهل الفهـم من طرف كل العاملين والمديرين، وذلك لتحقيق الشعور بالمشاركة الحقيقية لديهم.
- التكاليف: لا يجب النظر إلى عنصر التكاليف من منطلق تبسيطي، بل يجـب فحـصه على ضوء التكلفة والعائد الناتج من استخدام الطريقة.
وينتج عن مرحلة تحليل الاحتياجات التدريبية أنواع كثيرة من التدريب نذكر منها:
1- التدريب أثناء العمل
وهو تدريب يحدث في مكان العمل وأثناء القيام به. وهذا النوع من التدريب يوفر للمؤسسة ميزانية التدريب خارجها، ولكن لهذه الطريقة عيوبها وهي أن العاملين لا يستطيعون مواكبة التطورات الحديثة التي قد تحدث، ومن الأساليب الشائعة لهذا النوع من التدريبِ التدريبُ وجهاً لوجه.
2- التدريب خارج العمل
وهو تدريب يتم تنفيذه خارج مكان العمل، وقد يكون في مكان ما داخل المؤسسة مخصص للتدريب، ويشرف على هذا النوع من التدريب مدربون متخصصون. ومن الأساليب الخاصة بهذا النوع من التدريب أسلوبُ المحاضرات وأسلوب التعلم عن بعد ومحاكاة المعدات وأسلوب ممارسة الأدوار ودراسة الحالة وغيرها من الأساليب.
من المفترض أن ترتبط الاحتياجات التدريبية ارتباطاً وثيقاً مع أهداف واستراتيجية المؤسسة التدريبية، وبالتالي يجب أن تكون هناك فائدة مباشرة تعود على تلك المؤسسة عندما تعقد لمجموعات العاملين بها خطط تدريبية تنتج عنها برامج تدريبية ذات كفاءة وفعالية، وهذا يستلزم القيام بعمليات التخطيط الاستراتيجي وصياغة الرسالة والأهداف والهياكل مع دراسة الاحتياجات التدريبية وتحليلها
وهناك بعض الآراء تضع تحديد الاحتياجات التدريبية على شكل مصفوفات تقوم على محورين رئيسيين هما:
– محور الأداء.
- محور الإمكانيات والفرص التدريبية .
هناك جملة من المظاهر السلوكية والإدارية التي قد يكون التدريب هو أفضل ما يمكن عمله لعلاجها ومن هذه المظاهر ما يلي:
– عدم وضوح الرؤية لدى العاملين بالنسبة لأهداف وسياسات المؤسسة التدريبية.
– عدم كفاءة الهيكل التنظيمي الحـالي.
– تعقيد إجراءات العمل اليومي.
– عدم وضوح فرص التقدم والترقي في المستقبل بالنسبة للعاملين.
– عدم وضوح الصلاحيات والمسؤوليات.
من هذا المنطلق نجد أن هناك تعاون مثمر ووثيق عند وضع خطط التدريب للمؤسسات التدريبية بين الاحتياجات التدريبية ورؤية وأهداف المؤسسة.
